ミーティングを開催するにあたり、３つの大きな目的を意識して開催することが大切だと当事務所は考えています。
上手くいくミーティングの３つの目的
- 情報共有
- 合意形成
- 教育
ミーティング終了後、参加者が活き活きと輝き、より良い仕事につながっていくー、そんな質の高いミーティングはこの３つを意識して内容を考えていくことが望ましいです。
①情報共有とは
一般的なミーティング（会議）の開催目的において一番に挙げられるのは情報共有ではないでしょうか。方針や目標を伝える、制度変更を伝えるなど様々な情報を共有することを目的に会議が開催されています。御社でもそのような目的の会議を開催された実績があるかと思います。
大切なことは限られた時間の中で、経営者として、事業の責任者としてたくさん共有したい情報の中で、どの優先順位で伝えるかという点であり、御社でも考え、工夫されていらっしゃることと思います。特に大切な年間の方針などはその考えに至った背景や経営者の想いなどは時間をかけて伝えたいことと思います。
伝えたいことが１００％伝わり、ミーティング終了後から参加者の行動が変わっていくー。それこそやってよかった、参加してよかったと思えるミーティングです。このようなミーティングに近づけるポイントが②の目的、合意形成です。
②合意形成とは
参加者のやってみたいを引き出すことが合意形成です。
先日、新規で飲食店を展開する企業のミーティング診断のご依頼をいただき、訪問したときのことです。「会議で話し合って決まったことが、現場で徹底できていない」とのことでしたので、事前に２時間ほどお話を伺った上で、会議を拝見させていただきました。
約９０分の会議でしたが、経営陣の皆様が熱く今後の方針を前向きに語り、とても熱い会議でした！専門家として、合意形成の在り方を工夫されてみてはいかがでしょうかと助言させていただきました。参加者である社員が発言できる場が、途中途中にある質疑応答の場だけでした。
なるほど！と思う質問が複数あり、会議は活発な意見交換ができたようにも思いますが、発言した方は参加者の一部でした。
質問がない＝合意形成できたとは言いきれません。
満場一致で合意形成ができるというのは本当に難しいものです。
参加者が自分の意見を発言でき、納得感のあるミーティング（会議）にすることで、この企業もより社員の力を引き出し、社員が輝いて仕事ができるようなお店になっていくと思います。そしてそのような仕事に取り組めるベースを作るのが教育です。
③教育とは
ミーティングでの教育はOJTというよりは、経営理念の共有、経営者の想いや仕事への考え方などOFF-JTに近い教育となります。業績の良い店舗や支店の成功事例を発表し、発表する側も聞く側も刺激になるような場を作ることもあるでしょう。
ミーティングの中で経営理念の唱和をするという教育方法を提案しております。
御社がなぜこの仕事をしているのか？世の中の人々にどう役に立っているのか？社員にどのように考えて欲しいのか？など仕事をしていく上で経営者が大切にしていきたいと思うことが多々詰め込まれています。事務所や店舗に掲出するだけでは誰も見ませんし、浸透しません。全社員が理解してもらえるものかは分かりませんが、定期的に唱和することで、より多くの社員に伝わり、理解を得られるようになるものであり、会社へのロイヤリティも向上するかもしれません。これも大切な教育の一つです。
理念が浸透している企業は凝集性が高まり、方針の理解や現場の具現化も早いことが多いです。①情報共有や②合意形成の質を高めるためにもこの教育という要素も大事なミーティングの目的となります。
この３つの目的は全て均等に盛り込む必要はなく、その時のミーティングのテーマによって比重を変えたり、御社が置かれている状況によっても比重が変わってきます。３つの目的を意識しながら、御社にあったバランスやミーティングのテーマ、内容をにしていくことをおすすめいたします。
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