前回のブログでは上手くいくミーティング（会議）の３つの目的についてお話しました。
今回は、３つの目的の中でも難易度の高い、ミーティングで合意形成を行うコツについてお話したいと思います。
今日は下記３つのポイントをお伝えします。
- 合意形成のあるべき姿
- 参加者全員が「自分ごと」として参加すること
- 満場一致の合意形成を目指すための事前準備
合意形成のあるべき姿
満場一致で合意形成がなされていることが理想です。
これが難しいことなのですが・・・参加者全員が話し合いの内容に納得し、ミーティング終了後に行動に移せること。これこそミーティングをやってよかった、参加したよかったという状態になります。
このような理想の合意形成に近いミーティングを定期的に開催すると、社員の考え方や行動も良い方向に変わると思いませんか？特に現代は強引な変革は受け入れられなくなっています。参加者を尊重し、全員で意見を出し合いながら議論を進めていくー。時間はかかりますがそんなミーティングの在り方による合意形成を目指して、私も精一杯の支援を提供したいと思っています。
参加者全員が「自分ごと」として参加すること
参加者全員が話し合いの内容に納得し、ミーティング終了後に行動に移せるような合意形成を行うために、どのような形でミーティングをデザインしていけば良いのでしょうか？ここが外部の専門家である私の腕の見せ所だと思っています。
それぞれの企業によって、目的や社風、参加者の人数など様々な要素を考慮して、オリジナルのミーティングをデザインすることが望まれます。そうやって参加者全員が発言するなどして「自分ごと」として参加し、平等に発言が承認されることが大切です。
参加者が「自分ごと」としてミーティングに参加することで、結論が自分の意見と違うものいなったとしても、参加し意見を伝えたことで納得感は増すはずです。
一番避けたいのは参加者の考えを発信できず、ミーティング終了後にもやもやとした状態となることです。御社でもご経験があるかもしれませんが、もやもやとした状態の参加者は、その後の仕事において、経営者が思ったような行動につながりません。
ある優秀な経営コンサルタントの方は会議を予定より早めに切り上げて、発言できなかった方や納得できていない様子の参加者を順番にあてていき「何か質問はありませんか？」と言うそうです。そうやってなるべく発言できずもやもやとした状態の参加者を作らないように工夫されているそうです。
満場一致の合意形成を目指すための事前準備
満場一致の合意形成を目指すためのコツとして事前準備が挙げられます。事前準備によって得られる成果は大きく違うと考えています。
議題を準備するだけでなく、会場や備品の準備、ファシリテーター役などの役割分担など事前準備を丁寧に進めていくことが大切です。
当事務所ではクライアントさまに合わせて事前準備シートを作成し、提供しています。事前準備には以下のようなものがあります。
・ファシリテーター役 〇〇さん
・議事録 〇〇さん
・ホワイトボード 〇個
・ホワイトボードペン（黒、赤、青 各〇本）
・ドリンク
・メモ用紙
・当日の議題
・配布資料資料
・事前課題 etc･･･
当事務所のクライアントさまの場合、ファシリテーター役を私が担うこともありますが、長期的な視点で考えると社員のどなたかがファシリテーション研修を受講いただいた上で、ファシリテーター役を担っていただくことが望ましいです。
ファシリテーター役を責任者の方が担う場合、注意が必要です。自分なりの結論をだし、ミーティングの進行をその結論に寄せていってしまうことが多いように思います。それでは本当の意味での合意形成は目指せませんので、ファシリテーション研修を事前に受講いただきたいと思います。
また事前課題も参加者を巻き込むための大事な要素です。適切な事前課題を提供してこそ、ミーティングでの合意形成があるべき姿に近づきます。
ミーティングでの合意形成は、コツを抑えて事前準備にこだわることであるべき姿に近づきます。全員参加型経営を実現するためには、より良い合意形成の場となるようなミーティングをデザインしましょう。
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