本日は実際のミーティングの事例を紹介いたします。
クライアントさまが実際に実施されているミーティングを可能な限り具体的にお伝えできたらと思います。そのミーティングは60分でしたが、密度の濃いミーティングをされていました。
1.経営理念の唱和(教育)
経営理念を唱和し、皆でミーティングに臨むスイッチを入れます。理念を唱和すると空気が締まる反面、緊張感が走りますがそこで社長のアイスブレイク！
社長の先週失敗した話とある幹部の功績を讃える話でみんな笑いがおき、和やかな雰囲気で議題に入ることができました。
御社でもアイスブレイクは意識して取り入れていらっしゃいますか？
２.来月の会社方針(情報共有)
社長より年間の経営計画に沿って来月の重点的な取り組みを発表。
季節商品の入替や翌月売上を作るポイントについて情報共有をしていきます。
何より今年のテーマは「自立」です。
各店の店長が自分の考えで行動しやすいように、あまり多くのことを言わないように気を付けて発言していました。
3.各店店長発表(情報共有)(教育)
続いて各店の店長から当月の振り返り報告、来月の店舗方針の発表がありました。
この議題が一番時間を使いますが、大事な要素です。
店長が自身の店について、このような場で発表することは教育の観点からも大変重要です。最初はうまく伝えられなかったり、事前準備ができていないことで時間内でまとめられなかったりしていましたが、回を重ねるごとにより面白い内容になってきています。
店長を担っている皆さまの成長をすごく実感できる場であり、ミーティングを継続することの大切さを実感できる場でもありました。
具体的には①当月の売上、利益額の見込み、計画との乖離、②取り組みの振り返り、③当月の振り返りを得て、来月の計画達成のための取り組み計画簡潔に発表されていました。同じ看板なのに各店全く違うのが面白いです！
また発表を聞いている店長側も「なるほど！そういう取り組みもできるのか！うちでもやってみよう！」というように仕事のヒントを得る場にもなっていて、参加者全員が真剣に聞いています。このような場に持ってくるまでも大変な苦労がありましたがそれはまた別の機会にお伝えできたらと思います。
4.課題解決のための話し合い(合意形成)(教育)
発表を聞いた後、それぞれの参加者から良かった点や悪かった点をフィードバックしていきます。良かった点のフィードバックが８割でしょうか。
その中で各店の共通の課題である４月以降の人の入れ替わりに合わせた教育とシフト作成について話し合いをしました。
良い合意形成を行うために全員が平等に意見を言えるようにファシリテーションしていきます。ここではホワイトボードを活用していきます。
この話し合いが盛り上がりすぎて危うく時間オーバーに・・・
事前準備を方法をさらに見直すという改善内容を確認しました。
5.人事関連の伝達事項(情報共有)
最後は総務担当からアルバイトスタッフさんの勤怠管理と給与計算について注意事項の伝達がありました。
6.次回のミーティングまでにやることの確認
この日のミーティングの内容を受けて、次回までに各店がやることを確認してミーティングは終了です。
こちらの会社の場合、2週間に１回このようなミーティングを実施しており、幹部全員ミーティングでのコミュニケーションを大切にされています。
日々顧客のニーズに対応するため、さまざまな取り組みの意見をだしあって実行していますので、ミーティングの回数を重ねるたびにレベルアップされています。
一つのミーティングで情報共有、合意形成、教育をバランス良く盛り込んでいますが、状況に応じて教育メインや情報共有メインなど比率を変えることもあります。
いかがでしょうか？60分間でもいろいろな議論ができます。御社でも参考になる部分がありましたら幸いです。
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